厚生労働省の「特定健康考査・特定保健指導に関するデータ」によると健康診断の受診者数は8年間で約700万人増加しており、業務効率化を直近の課題としている健診施設や病院も多いのではないでしょうか。
健康診断の業務効率化を実現する手段として、健診システムの導入が考えられます。導入により実際どれくらいの負担が軽減されるのか、詳細に把握しておきたいという方もいるはずです。
そこで今回は、健診システムにより効率化される業務内容や導入時に注意したいポイントについて解説していきます。
健診システムとは、健診施設や病院などで行う健康診断業務をサポートする業務システムです。
多くの周辺システムや計測器と連携し、入力支援機能や判定支援機能などにより、契約から月次処理までの健診事務業務をアシストします。
また、業務効率化が図られることで、省力化や負荷の軽減、作業時間の短縮といったメリットがあることも特徴です。
実際に、タック株式会社の「タック総合健診システム」を導入した健診施設のなかには、約30％の業務時間の削減に成功した事例もあります。
業務効率化の観点から健診システムの導入を検討する健診施設は多くありますが、同時に普及を後押しするような社会的な流れもあります。
そこで、健診システムの導入が進められている背景についてみていきましょう。
厚生労働省では、健康診断結果をデータで保管するよう健康保険組合に推奨しています。
電子化した健診結果を本人や家族がいつでも閲覧できるようにして、個人の健康管理に役立ててもらうことが狙いです。
実際に、健診結果をマイナポータルで閲覧できるサービスが2021年10月から開始されました。
これに先立ち、2020年3月に厚生労働省は、健診実施機関に対して健診結果の記録を電子データとして保険者に提出するよう案内しています。
電子データはXMLというコンピューター言語で記述する必要があるため、健診結果をXMLデータへ変換できる健診システムが不可欠といえるでしょう。
健診システムの導入は、少子高齢化社会への対応策としても機能するといわれています。
2025年には1947年～1949年生まれの団塊の世代が後期高齢者の対象となり、医療ニーズの急増が予想されます。
一方、少子化により現役世代の労働者数は減少傾向にあるため、人手不足による過重労働などが課題になるはずです。
そこで、健診システムにより業務の効率化・省力化を実現できれば、増加する需要と人手不足の両方に対応できるようになると考えられています。
また、電子化された健診結果をほかの医療機関でも活用できるようになると、初診患者の問診や検査項目などの省略が可能になります。
一人当たりの診察時間が短縮され、病院の受け入れ態勢にも余裕が生まれるでしょう。
世の中でWebでの予約が普及した点も見逃せません。
例えば、ホットペッパービューティ―アカデミーが2019年に実施した調査によると、女性の美容室の予約方法は電話予約が36.6％に対して、ネット予約は46.1％と優勢でした。
Webを活用したサービスは健診業界でもメジャーになりつつあります。
2021年の「公益社団法人日本人間ドック学会 人間ドックの日記念セミナー」で発表された「健診施設の経営に関するアンケート調査」によると、健康診断のWeb予約システムを導入、または検討・準備中と回答した健診施設は58％でした。
また、Web予約ほどではありませんが、Web問診やWeb結果配信のシステムも30％以上の健診施設が導入、または検討・準備中と回答しました。
健康診断の予約や問診、結果配信をWeb上で完結させ、業務効率化を図るのであれば、これらのシステムと連携して自動的に反映してくれる健診システムとの連携が不可欠です。
以上のような背景もあり、業務効率化を目的とした健診システムの導入が進んでいます。
次に、健診システムにより効率化される業務内容について具体的に見ていきましょう。
それでは実際に、健診システムの導入により効率化が期待できる健康診断業務について解説していきます。
空き枠の確認や新規予約、予約変更・確認など、予約業務にとられる時間は少なくないため、負担に感じる担当者も多いのではないでしょうか。
予約管理機能を利用すると、空き枠状況が確認しやすくなり、検査内容などを確認しながら予約日を決めやすくなります。
予約の確認や変更なども手早く処理ができるはずです。
また、受診内容の説明やオプション案内なども予約担当者のスキルに依存しないため、予約登録のミスを防ぐことも期待できます。
さらに、Web予約サービスとの連携により、電話対応業務そのものの削減もできるでしょう。
Web上での問診回答ができるようになるため、OCRを用いた問診票が不要になります。
これにより、OCR専用用紙の準備と、印刷・封入・取込・発送などの作業が削減され、大幅な業務効率化が見込めるはずです。
また、問診回答の登録ミスもなくなるため、担当者による確認作業も軽減できるでしょう。
結果の入力や発送などの事後業務も健診システムにより効率化を図れます。
判定支援機能や所見セット入力などのサポート機能により、受診者別の結果入力を効率的に進められるようになると期待できます。
また、健診結果の印刷や発送業務もWeb配信により削減可能です。
さらに、結果値に応じた受診勧奨メールなどのフォローアップも自動で行えます。
健診施設の業務効率化が、ひいては受診者の満足度向上につながる可能性もあります。
例えば、予約管理機能と連携したWeb予約サービスを利用すれば、受診者はいつでも予約や問診票の記入を行えるようになります。
また、紛失しやすい紙ベースの結果表と違い、Webで健診結果を確認できるようになれば再発行などの手間もなくなり、より自分の健康管理に役立てやすくなるはずです。
ここまで見てきたように、健診システムは健康診断業務の効率化に貢献しますが、効果的に運用するにはいくつか注意点があります。
そこで、健診システムを導入するうえでチェックしておきたいポイントについて説明します。
既に導入している各種システムとの連携ができるか確認しておきましょう。
既存システムとうまく連携できない場合、予約の重複や申込情報が適切に反映されないといったトラブルが発生する可能性があります。
情報の修正や再登録などで業務が増えてしまうため、事前に確認しておきたい重要なポイントです。
健診システムによりデータ管理は容易になりますが、個人情報の取り扱いについてはより一層の注意が必要です。
2015年の個人情報保護法の改正により、健診結果を他の医療機関や企業へ提供する際はあらかじめ個人の同意を得ることが必須になりました。
法令を遵守しつつ、適切な形での運用も両立できるように、データの管理者は個人情報の取り扱いについて正確な知識を習得しておくことをおすすめします。
健診のデータをWebで管理する以上、ハッキングやクラッキングといった被害に遭わないようにセキュリティ対策を講じる必要があります。
端末へのウイルス対策ソフトの導入やセキュリティ対策が構築されたルーターでのサーバー接続などで、できる限り外部からの侵入を阻みましょう。
万が一のデータ消去に備えて、バックアップも用意しておきましょう。
電子化された健診結果は、紙ベースの結果表のように紛失するリスクは低いと思われがちですが、誤操作などのアクシデントによりデータを消去してしまう可能性があります。
そのため、バックアップ用のサーバー設置やクラウドに対応したシステムを導入するなど、適切なリスク分散を行いましょう。
厚生労働省による健診結果の電子化推奨や、少子高齢化社会における医療ニーズの急増と労働人口不足などに対応するため、医療機関の健康診断業務を支援する健診システムの導入が進められています。
健診システムを導入することで、煩雑な予約管理や結果の入力・発送などを効率化することができます。
また、問診票の回答漏れや登録ミス、確認作業も削減可能。さらに予約や問診票記入も24時間対応できるため、受診者満足度の向上も期待できるはずです。
既存のシステムとの連携やセキュリティ対策、バックアップなども十分確認したうえで、健診システムの導入を進めましょう。
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