コラム

2022/02/28

【リハビリ職の悩み】業務が終わらない!業務効率化を進める方法とは

【リハビリ職の悩み】業務が終わらない!業務効率化を進める方法とは

リハビリ職の方のなかには、「業務がなかなか終わらない」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか?

業務時間内は患者さんを診るだけで手いっぱい。

書類作成や会議など、ほかの業務は時間外で何とかしているというケースもめずらしくありません。

そこで本記事では、リハビリ職の業務を効率化する方法について紹介していきます。

【目次】

 
           

業務が終わらない!リハビリ職の残業状況

まず、実際にリハビリ職の残業状況がどのようなものか見てみましょう。

2019年に厚生労働省が発表した「理学療法士・作業療法士の需給推計について」によると、週に1時間以上の時間外労働がある理学療法士・作業療法士は89.0%でした。

残業時間数を見てみると、最も多いのは週に2時間未満(32.7%)でしたが、その一方で、週に8時間以上残業している療法士も12.3%いました。

また、残業時の業務内容の1位が「カルテ、報告書などの書類作成(90.4%)」で、2位の「会議、ミーティング(54.2%)」と比較しても、特に大きな負担となっていることがわかります。

リハビリ職の業務が終わらない原因

リハビリ職の業務が時間内に終わらない要因について詳しく見ていきましょう。療法士の負担になりやすい3つの業務について解説します。

カルテや書類の作成

業務時間内にカルテや書類作成を行う余裕がないため、時間外で作業しているという療法士は多いはずです。

例えば、急性期の総合病院では、新規リハビリオーダーが1日10件以上というのもめずらしくありません。

療法士1人当たりの単位数上限はあるにせよ、業務時間内は患者診療業務で追われ、時間外にカルテを記入せざるを得ないという状況に陥っている可能性があります。

また、平均在院日数の短縮化に伴い患者さんの退院も早くなっているため、初回評価や実施計画書・同意書の作成を終えたと思ったら、すぐに退院時サマリーや施設間連絡票の作成に着手なければならないというケースも多いようです。

会議やカンファレンスへの参加

チーム医療を進めるために定期的なカンファレンスは欠かせませんが、人数が増えるほど時間調整が難しくなります。

医師や看護師、社会福祉士など複数のスタッフが集まろうとしても、「比較的空けやすい時間帯」というのが職種によって異なるため、結果的に業務終了後でないと難しいという現状も見受けられます。

勉強会への参加

勉強会の参加はあくまで自己研鑽のためで必須業務ではない、というスタンスであっても「必須のような状態」となってしまっているケースも多いでしょう。

特定機能病院であれば、スタッフが定期的に講習を受けることが義務付けられている場合もあります。

また、業務後や休日に催される勉強会・学会への参加に加えて、参加後のレポート作成や伝達講習が必要になることもあります。

さらに、学会の演者ともなれば、その準備にも多大な時間を費やします。

 
           

リハビリ職が取り入れたい業務効率化の方法

このような現状を踏まえたうえで、リハビリ職の業務を効率化する具体的な方法について紹介します。

すき間時間を活用してカルテ記入や書類作成を進める

次の患者さんのリハビリまで時間が空いた場合や訪問リハビリの移動で早く到着してしまった時など、ちょっとした空き時間を活用してカルテ記入や書類作成を進めましょう。

大まかな内容でもメモに残しておけば、業務が落ち着いたタイミングでまとめて記入できます。

また、経験年数が浅いうちは、最初からきちんとしたものを仕上げようとして手が止まってしまう人も多くいます。

まずは「書くこと」にフォーカスし、後から修正しながらクオリティを上げていくほうが、結果的に時間短縮に繋がります。

カルテの記入テンプレートを作る

評価・検査するポイントや記載項目がある程度決まっている場合、カルテの記入テンプレートを用意しておくと便利です。

特に電子カルテを使用するなら、よく使う文言や「血圧  /  、脈拍  」などをファイルにあらかじめストックしておき、必要に応じてコピペするようにしましょう。

問題点や長期ゴールは前日のものを引用して、変化のあった箇所のみ加筆・修正するようにするとよりスマートです。

サマリーを1枚にまとめる

既に始めている施設もあるかもしれませんが、業務効率化を推進する立場にある場合、サマリーや同意書、施設間連絡票をリハビリテーション科全体として1枚で済ませられるようにしてみましょう。

理学療法士、作業療法士、言語聴覚士の3職種で介入しているケースなら3名で1枚のサマリーを作成すると、現病歴や既往歴などの重複を省けるため、部署全体としての作業を減らすことが可能です。

会議やカンファレンスの進め方を工夫する

カンファレンスでは、論点を絞って発言する、時間を区切って進行する、ディスカッションの内容は患者の情報共有や方針決定に絞り、教育的な部分はカンファレンス終了後に個別で実施するといった進め方にして、極力コンパクトに収まるようにしましょう。

また、他部署との時間調整が難しい場合は、チャットなどのSNSツールやクラウドのドキュメントサービスの活用もおすすめです。時間や場所に限定されないので参加しやすく、また、議事録作成の手間も省けます。

eラーニングを活用する

療法士の勉強会や講習会は、会員のライフスタイルに合わせた学習ができるようにeラーニングが用意されているものも増えてきています。

内容はまだ限定的ではありますが、時間や場所を限定されずに、自分のペースで進めることができるというメリットがあるため、積極的に活用していきましょう。

まとめ

リハビリ職に就くほとんどの人は、書類作成や会議、勉強会などで時間外も業務に追われています。

すき間時間を使ってカルテ記入を進めたり、テンプレートを活用したりして、効率よく書類作成を進めることが大切です。

また、サマリーを1枚にまとめるようにすると部署全体の効率化にもつながります。

カンファレンスは必要な情報共有や方針決定だけを、時間を区切って話すようにするとともに、SNSツールも活用すると時間や場所に限定されなくなります。

今回は療法士視点で業務効率化の方法を紹介しましたが、個人の工夫だけでは改善が難しい部分もあります。

施設の管理者と話し合う機会があれば、施設全体の業務効率化につながるリハビリテーション支援システムの導入について提案してみるのもおすすめです。

 
 

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