コロナ禍で健康意識が高まり健診需要の増加も期待されるなか、業務効率化を実現する健診システムの導入を検討する医療機関も多いのではないでしょうか。

しかし、健診システムの選定にあたり、どのような点に注目して選べばよいのかわからず、なかなか導入に踏み切れないという声もあります。

そこで今回は、健診システムを導入する流れや導入までの期間・費用について解説していきます。

健診システムを導入する際の4つのステップ

まずは、健診システムを導入する際の4つのステップについてご紹介します。

①健診システムについて知る

まずは健診システムがどのようなものか把握しておきましょう。

健診システムとは医療機関が実施する健診業務の効率化を実現するシステムです。

主に事務担当者が使用し、受診者管理や予約管理、発送管理など、事前準備から受診後のフォローまでをトータルサポートします。

詳細な機能については下記で紹介しています。

健診システム導入のメリットとは？機能や選ぶポイントを解説！

一般的に健診システムは2種類に分類されます。

オンプレミス型は院内にサーバを設置し、施設ごとの業務に合わせたシステム構成を組むことができるメリットがあります。

初期投資は必要になることが多く、導入後は保守契約を行い、利用していく製品となります。

一方、外部のサーバにアクセスして使用するクラウド型は、ネットにつながる環境ならどこでも利用でき、導入コストは抑えられます。

カスタマイズを行うことは少なく、標準機能に必要な機能が搭載されていることがほとんどです。

健診システムに関する基礎知識を得たところで、次に健診システムを導入する目的について確認していきます。

②健診システムの導入目的を明確にする

何のために健診システムを導入するのか、目的をはっきりさせましょう。

導入すること自体が目的になると、機能数やコストを基準に選んでしまいがちです。

「便利そうだからオンプレミス型を選んだが、使わない機能の方が多い」「コストが低いからクラウド型を導入したけど、予約管理や請求管理機能までついていなかった」など、後々後悔するケースもあります。

様々な角度から業務の現状分析と課題抽出を行い、健診システムでどのように解決するか、明確にしておくことが大切です。

③目的に沿った機能が備わっているか確認する

現状の業務課題を把握できたら、課題解決に必要な機能をチェックしていきます。

例えば、受診者が多く、電話やメール対応で他の業務のリソースが圧迫されている場合、予約管理機能や受診者管理機能などが必要です。

一方、日常的に健診業務を行っておらず、受診者に綺麗な結果表が渡せればよいとのことであれば、結果の管理機能はもちろんのこと、判定支援や特定健診のデータ出力があれば十分なはずです。

必要機能の洗い出しは、同時に不要な機能を省くことにもつながります。

機能が多すぎると操作が煩雑になる原因になりやすいため、必要なものに絞りこむ必要があります。

④健診システムを選定する

必要な機能を絞り込めたら、いよいよ健診システムを選んでいきます。

オンラインデモや資料請求をホームページから行える健診メーカーが多く、気になるシステムがあれば、そういった手段から情報取得をいただくのもよいでしょう。

健診システムの導入期間や導入費用について

健診システムの導入にあたり、かかる期間やコストについて解説していきます。

健診システムの導入期間

健診システムの導入期間はオンプレミス型とクラウド型で異なります。

オンプレミス型の場合、導入する施設の1日当たりの受診者数やシステム導入の範囲に影響を受けますが、早ければ4か月程度で導入可能です。

一方、クラウド型は使用するパソコンに専用アプリをインストールするだけなので申込から数日で導入できます。

健診システムの導入費用

健診システムの導入費用もオンプレミス型とクラウド型で違いがあります。

オンプレミス型はパッケージの購入が必要になるので、初期投資が必要となるケースが多いでしょう。

投資範囲については、施設ごとの健診運用の実態のヒアリングから始まり、必要な帳票や各種連携機能を明確にしながら進めていけるので、相談に乗ってもらいやすいメーカーを選定することをご推奨します。

クラウド型は、サーバ環境の準備が不要の為、何と言っても初期投資を最小限に抑えて導入ができることがメリットでしょう。

「タック健診クラウド」は年会費と従量課金の料金体系を準備しており、受診者数の少ない施設やこれから健診を始める施設にとっては、採用しやすい料金体系でしょう。

健診システム導入のポイントとは

ここからは、具体的な健診システム導入のポイントについてご説明します。

オンプレミス型かクラウド型かによって大きな違いがあるため、どちらにするかで迷っている方は参考にしてみてくださいね。

健診の実施規模に適したシステムを選ぶ

自院での健診の実施規模に応じて、オンプレミス型かクラウド型か選びましょう。

一般的に、受診者数や契約企業・健康保険組合の多い健診施設や病院は、基本機能をベースとして様々な運用に対応できるよう、マスタがきめ細やかな設定ができたり、必要なオプション機能を追加できるオンプレミス型の方が良いといえます。

一方、診療所およびクリニックといった健診コースのパターンが限られる健診規模の医療機関では、必要最小限の機能のみ、従量課金制で利用できるクラウド型がおすすめです。

各種制度改定への対応

特定健診や協会けんぽの制度は定期的に改定されるため、制度改定に対応できる健診システムを選びましょう。

制度改定に対応するためのアップデートが必要になります。

オンプレミス型を販売しているタックでは事前に製品サポートページや郵送でのご案内、ユーザーへのアンケートを実施し、制度改定対応を行っていきます。

一方、クラウド型は基本的に健診システムのサービス提供者で自動的に対応してくれることが多いため、準備の必要ないケースがほとんどです。

まとめ

業務効率化を実現する健診システムの導入にはいくつか注意点があります。

まず、導入目的を明確化したうえで、必要な機能が過不足なく備わっているか確認しましょう。

一般的に、大規模な健診施設や病院ならオンプレミス型、健診の受診件数が少ない診療所やクリニックではクラウド型の健診システムを選ばれるケースが多いです。

オンプレミス型はメーカーによるシステム変更対応が必要です。

また、定期的に見直しが行われる特定健診などの制度改定への対応もチェックするポイントです。

一方、クラウド型は自動で更新されるため、特に必要な手続きはありません。

導入までの期間や費用もオンプレミス型とクラウド型で異なりますが、それぞれ健診の実施規模やカスタマイズ性についても違いがあるので、自院に適した健診システムを導入しましょう。