健診の受け入れ件数を増やしたいと思っても、予約申込の受付や受診結果の送付などの業務が忙しく、現状では難しいという施設も多いのではないでしょうか。
そこでバックオフィス業務を支援するWebサービスの導入がおすすめです。
健診Webサービスにより、予約や受付といった時間のかかる業務の大幅な効率化が期待できます。
本記事では、健診Webサービスの導入により、どの業務がどれくらい効率化するのか具体的に解説します。
健診Webサービスは、予約申込の受付や問診への回答、受診結果の配信、その後の受診勧奨メール送付などを自動化する業務支援システムです。
煩雑な業務の自動化により受付や事務担当スタッフの負担を軽減できるため、健診の受入件数を増やせます。
さらに健診システムと連携すると双方の情報を共有でき、施設全体の業務効率化を図ることが可能です。
例えば、健診システムで管理している予約枠をWeb予約サービスにも反映すると、受診者の入力内容がそのまま健診システムに反映されるため、予約の取り直しや時間調整が不要となります。
このように、健診Webサービスの導入により、予約や受付業務の大幅な効率化が期待できます。
健診Webサービスの機能には、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
代表的な健診Webサービスを紹介します。
Web予約サービスは、オンライン上で24時間、新規予約申込や予約の変更に対応できるシステムです。
これまで行っていた電話やFAX、メールによる予約受付業務を効率化し、スタッフの業務負担や人的ミスを削減します。
例えば、これまで1件につき約15分かかっていた電話対応が、Web予約サービスの導入により1分に短縮されたという例もあります。
また、受診者に合わせたオプションの紹介もできるので、予約を受けた担当スタッフの知識やスキルに依存しない案内が可能です。
さらに、健診の予約申込が混み合う時期や時間帯であっても、Webだと複数からの申込受付に対応できます。
そのため、電話がつながらないことによる機会損失を防ぐメリットもあります。
受診者にとっても、空いた時間で簡単に予約申込や変更が出来るようになるので非常に便利なサービスといえます。
受診者にWeb上で問診回答してもらうサービスで、これまで行っていた手書きの問診票をOCRに取り込む作業が不要となります。
それに加えて、取り込み時の誤変換や登録ミスも無くなるため、確認作業も削減できます。
さらに問診回答用紙の印刷や封入といった事前準備もなくせるため、これまで1件当たり約7分かかっていた問診票の用意や取込作業が一切必要なくなります。
健診Webサービスを使用すると、健診結果をWeb上で受診者に配信できます。
1件当たり約10分かかるといわれる結果表の印刷や発送業務も一切不要になるため、大幅な業務削減が可能です。
さらに再検査や治療が必要とされる受診者には受診勧奨メールを配信できるため、電話やメールなどでフォローアップする必要もありません。
電話がつながらず何度もかけ直すといった作業がなくなり、送る側も受け取る側も、早く正確に情報を共有することができる利点があります。
健診Webサービスの導入にあたっては、以下のポイントに着目して選定しましょう。
健診Webサービスには、健診システムと連携可能なシステムとそうではないシステムがあります。
業務負担の軽減や効率化を検討されているのであれば、健診システムと連携できるWebサービスの方をおすすめします。
また、システムを提供するメーカーによっては、健診システムとインターネットをつなげる際の通信環境について併せて提案してくれる場合もあります。
そういったメーカーを選んだ方が、より包括的にシステム導入を任せやすいといえます。
サービスを導入しても、スタッフにとって操作が難しければ、実際に運用出来るようになるまで時間がかかってしまいます。
また、スタッフの負担やミスが増えることも懸念されます。
なるべく操作が簡単でわかりやすいものを選ぶほか、運用の相談やサポート体制がしっかりしているメーカーのものを選びましょう。
Webでの操作や入力に慣れていない高齢者もいるため、受診者目線での使いやすさも重要です。
Web予約や問診回答などのサービスは、デザインがシンプルで操作方法がわかりやすいものほど新規の受診者も利用しやすく、予約申込の促進が期待できます。
スタッフ側だけでなく、受診者にとっても使いやすいデザインのものを選びましょう。
健診Webサービスを導入することで予約や問診、受診後の結果配信や受診推奨までを自動化できるようになります。
これまで1件当たり10分前後かかっていたタスクを削減することでスタッフの業務負担を減らしつつ、受入数を増やすことが可能です。
さらに、受診者にとっても24時間予約や問診回答できるため利便性が高く、受診者数の増加も期待できます。
導入の際は、健診システムとの連携実績やスタッフにとって導入・運用しやすいか、そして受診者目線での使いやすさを十分にチェックした上で選びましょう。
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